1. bestyrelsesmøde 2014/2015

Referat af bestyrelsesmøde afholdt 28. august 2014.


Bestyrelsen har afholdt 1. bestyrelsesmøde i foreningsåret 2014/2015. Mødet blev afholdt torsdag den 28. august 2014 kl. 1000 hos formanden.
Alle bestyrelsesmedlemmer deltog.
Mødet afsluttedes 1430.

Dagsorden:
1. Velkomst til nyt bestyrelsesmedlem Tove.
    Formanden (FM) bød velkommen til det første bestyrelsesmøde i foreningsåret 2014/2015, og bød især velkommen til Tove Nygaard Jensen, der er "rykket op" fra at være suppleant til at være bestyrelsesmedlem. Tove kvitterede med at give udtryk for, at hun ser frem til et godt samarbejde og medvirke til at vi fortsat kan have en velfungerende bestyrelse og grundejerforening.
    
2. Generel orientering.
    FM fremhævede det gode samarbejde i bestyrelsen og den hurtige response på mails, smsér og mobiltelefoner. Det medvirker til, at alle emner bliver behandlet hurtigt, sikkert og i enighed. Han mindede om, at det høje informationsflow også har den konsekvens, at bestyrelsesmedlemmer næsten altid "er på". FM gav udtryk for, at  det er prisværdigt, at bestyrelsesmedlemmerne ofrer tid og stiller private comutere mv. tilrådighed for det frivillige arbejde som bestyrelsesmedlem. Vi noterer os med tilfredshed, at grundejerforeningens medlemmer værdsætter, og at vores responsetid i forhold til medlemmers henvendelser er meget hurtig. FM takkede for bestyrelsens opbakning i behandlingen af såvel sager af generel karakter som i sager, hvor enkelte grundejere mener sig berettiget til at skulle have særbehandling.
 
3. Resumé af generalforsamlingen.
    Der var enighed i bestyrelsen om, at generalforsamlingen (GF) blev gennemført på tilfredsstillende vis. Der er fordele ved at afholde GF på cafe Ved Stranden. Det ligger i gåafstand fra vores område, det foregår i hyggelige rammer og betjeningen er i top. Begrænsningen ligger i, at de fysiske rammer ikke tillader mere end ca. 40 personer i lokalet, og at lydforholdene er ikke optimale. Vi må "hen ad vejen" vurdere, om vi bliver flere til næste års GF. Det skulle være, hvis der skulle være noget ekstraordinært på programmet. Men som det ser ud på nuværende tidspunk, er der ikke noget, der peger i den retning. Så indtil videre er det hensigten, at vi også  afholder næste års GF samme sted, og forbedrer lydforholdene med et højttaleranlæg. Datoen fastsættes senere.
 
4. Resumé af mødet med Gribskov Kommune den 12. juni 2014.
    FM og næstformand har holdt et møde med kommunens byggesagsbehandler på rådhuset i Helsinge, hvor formålet var at få afklaret, hvorfor bestyrelsen ikke fik svar på de efterhånden adskillige skrivelser, vi har sendt til kommunen i løbet af det sidste års tid. Hovedformålet med mødet var dog at få afklaret det principielle spørgsmål for alle vores grundejere om, hvorvidt den tinglyste områdedeklarations § 10 sammenholdt med kommunens strategiplan har præference i forhold til Hegnslovens generelle bestemmelser. Den aktuelle sag drejer sig om at få afklaret, om en grundejer har lov til at opføre et NYT, fast lamelhegn langs vejskel, uden at det kan opfattes som en omgåelse af den tinglyste deklaration fra 1965. Deklarationens § 10 siger, at for så vidt der på en parcel plantes levende hegn, uanset om det sker imod grænsen til vej eller til naboskel, skal hegnet holdes i en sådan afstand fra skellet, at grene m.v. ikke rager ud over skellinjen. Levende hegn kan dog efter enighed imellem de pågældende parcelejere plantes i naboskel.
Hegnet skal være levende hegn ikke over 1.80m højt, eller stolper med tråd eller net, ikke over 1m højt.
 
Resultatet af mødet er udsendt den 22. juni 2014 som "Nyhedsbrev" til alle grundejere med en af bestyrelsen kendt mailadresse. Derudover kan man læse om mødet på grundejerforeningens hjemmeside www.damgaarden-raageleje.dk

Bestyrelsen har de seneste par år klart tilkendegivet, at bestyrelsen ikke hverken kan eller vil påtale ulovligt opførte "gamle" hegn, der er opført i perioden fra 1970érne og frem til nyere tid. Hvorfor? Årsagen hertil er, at skiftende bestyrelser frem til 2009 har udvist passivitet eller ligegyldighed i sager om opførte hegn, der ikke lever op til områdedeklarationens § 10 bestemmelse. I stedet har man formentlig anlagt den pragmatiske holdning, at det var jo nok kommunens problem, for det var jo kommunen, der havde tilsynspligten. Så med den egenopfattelse, kunne skiftende bestyrelser undgå at komme i eventuelle konfliktsituationer med sine medlemmer af grundejerforeningen ved blot se den anden vej, hver gang der blev opført sådanne hegn. Den skade er sket. Så bestyrelsen agter ikke at gøre noget ved det, fordi der er simpelthen ikke præcedens for, at man kommer igennem med sager af den karakter, når der i så mange år er udvist passivitet.

I stedet må være den nuværende bestyrelses opgave at have fokus på, at evt. nyopstilling af faste hegn sker i overensstemmelse med områdedeklarationens bestemmelser og i overensstemmelse med Hegnslovens bestemmelser om, at et såkaldt eget hegn skal stå mindst 1,75 meter fra vejskel, og maximalt må være 1,80 meter højt, tillagt den klausul, at der skal etableres et levende, grønt hegn i skel, der skal have en "hegnende effekt", således at det "grønne look" i vores område bevares.

Bestyrelsen anbefaler, at grundejere, der har planer om at opføre faste hegn, konsulterer bestyrelsen inden man påbegynder etableringen af sådanne hegn, med det formål, at vi alle kan overholde gældende bestemmelser, og at vi opretholder det gode samarbejde med hinanden og i lige så høj grad bevarer tillidsforholdet til den kommunale myndighed.  
Bestyrelsen vil på et senere tidspunkt vende tilbage med mere konkrete anbefalinger på, hvorledes vi skal håndtere problemstillinger med faste hegn i vores område.
 
5. Drøftelse af ”hegnsagen”: Indsigelse fra grundejer.
En grundejer fremsendte den 18. juni 2014 "Indsigelse mod generalforsamlingsreferatet underskrevet 9. juni 2014", hvor det bl.a. hævdes, at bestyrelsens referat af generalforsamlingen ikke er retvisende. Indsigelsen forlangtes opslået på hjemmesiden.

FM svarede grundejeren den 24. juni 2014. I besvarelsen begrunder FM punkt for punkt, hvorledes bestyrelsen ser tingene og konkluderer, at referatet så afgjort er retvisende, og at bestyrelsen ikke deler grundejerens opfattelse af hegnsagen og forhold, der relaterer hertil. FM fandt desuden grundejerens indsigelse behæftet med mange fejl og ubegrundede postulater. FM afslog at offentliggøre indsigelsen på grundejerforeningens hjemmeside.
 
Overordnet set mener bestyrelsen, at sagen ved de sidste to generalforsamlinger er belyst og at sagen dermed må betragtes som uddebateret. Det ses bl.a. af referaterne fra de sidste to generalforsamlinger, og af "Nyhedsbrevet", der blev sendt ud den 22. juni 2014 og optaget på hjemmesiden samme dag.
 
Et par forhold i grundejerens indsigelse fortjener dog en kommentar med på vejen: Grundejeren meddeler, at han finder det urimeligt, at bestyrelsen har fokus på netop hans hegn, når der er så mange andre, af de gamle hegn, der er opført i strid med områdedeklarationens § 10.
Det er ikke en korrekt opfattelse af situationen. Grundejerens hegn adskiller sig fra de andre såkaldt faste hegn ved, at det er et nyt hegn, opført foråret 2012.

Grundejeren postulerer endvidere, at bestyrelsen ved generalforsamlingen i 2013 gennemtvang en ulovlig afstemning, hvor 99 % af medlemmerne gav bestyrelsen medhold i, at bestyrelsen fortsat skulle arbejde på, at NYOPSTILLINGER af faste hegn i skel skal søges undgået.

Som det er beskrevet i referatet og på hjemmesiden har FM i sin svarskrivelse atter en gang prøvet at forklare, at afstemningen var fuld lovlig og i overensstemmelse med foreningens vedtægter, og at proceduren er i fuld overensstemmelse med almindeligt gældende bestyrelsesretlige retningslinjer for flertalsafstemning på en generalforsamling, som er grundejerforeningens højeste myndighed.

I foreningens vedtægters § 11. Afstemningsregler, står der:

"Alle beslutninger på generalforsamlinger træffes af de tilstedeværende
medlemmer og evt. befuldmæ¦gtigede ved simpel majoritet, med mindre andet er
foreskrevet i vedtægterne. Afstemning foregår ved håndsoprækning, såfremt ikke
andet fremgår af vedtægterne".

Afstemningen er derfor fuldt lovlig al den stund, at der ikke er tale om en afstemning, der vedrører en vedtægtsændring. Hvis det havde været tilfældet, skulle grundejerne have været varslet herom i indkaldelsen til generalforsamlingen, således at alle var informeret herom, og at alle derfor ville have haft mulighed for at afgive stemme.
 
Det er bestyrelsens håb, at der med denne uddybende forklaring kan skabes ro om dette emne.   

6. Drøftelse af Gribskov Kommunes opfølgende svar til GF vedrørende "Bestemmelser om hegn i Grundejerforeningen Damgården-Rågeleje” dateret 10. juli 2014.
    I fortsættelse af FM og næstformandens møde med kommunen den 12. juni 2014, har kommunens sagsbehandler som lovet fremsendt ovennævnte skrivelse, hvori der takkes for et konstruktivt møde, og hvor kommunen anerkender det store engagement og arbejde som bestyrelsen udfører med at vejlede parcelejerne om bestemmelserne for området.
Herefter er der i skrivelsen to hegn i vores område som kommunen godkender.
Citat: Rørkæret 21
"Ejer oplyser den 16-01-2013 at flethegnet var opført ca. 3 meter inde på hans ejendom. Hegnet er således et "indre hegn" og der er ikke hjemmel i deklarationen eller hegnsloven til at kræve flethegnet ændret.
I følge deklarationen skal der dog være etableret et eget hegn, der skal omkranse ejendommen. Hegnet skal være et levende hegn eller et max. 1 m højt trådhegn." Citat slut.

Og den anden godkendelse:
Citat: Skovkjærs-Åsen 10
"Efter henvendelse fra grundejerforeningen, har ejer søgt kommunen om tilladelse til opsætning af et 1,80 m højt plankeværk 1,50 m fra skel imod vej.
Hegn i den afstand fra skel er et "eget hegn", og der er ikke hjemmel i deklarationen eller hegnsloven til at forhindre plankeværket.
I følge deklarationen skal der dog være etableret et eget hegn omkring nabo og imod vejskel, som kan være et levende hegn eller et max. 1 meter højt trådhegn." Citat slut.

7. Kommunens vejledning om hvordan deklarationen skal fortolkes.
    I fortsættelse af  mødet med kommunen den 14. juni 2014 har kommunen fremsendt en vejledning gældende for vores område.
Vejledningen omfatter deklarationens ordlyd i § 10, hegn imod nabo, hegn imod vej, indre hegn, hegnstyper samt administration af deklarationen. Vedrørende sidste punkt fastslår kommunen, at
" Af deklarationens § 11 fremgår det, at påtaleretten tilkommer kommunen alene, men kommunen praktiserer et samarbejde med grundejerforeningerne.
Grundejerforeningen kan på en generalforsamling beslutte en særlig praksis, af håndhævelsen af et punkt beskrevet i deklarationen, der er mindre væsentlig for områdets udvikling som helhed.
Beslutningen kan være retningsgivende for, hvornår kommunen vil udnytte sin påtaleret. Det skal understreges, at kommunen ikke ønsker at fravige fra væsentlige punkter af planmæssig karakter."
Bestyrelsen vil vende tilbage, når de tilsendte emner er blevet drøftet i bestyrelsen.

8. Grundejerforeningens økonomi og underpunkter.
    Kassereren melder alt vel. GF økonomi følger prognoserne inden for afsat budgetramme.
Alle grundejerforeningens brønde er blevet spulet i august måned.
Storskrald og haveaffald i uge 43, 20. – 25. oktober 2014. Grundejerne kan lægge ud i rabatterne fra uge 39, som er fra den 22. september 2014.
Der iværksættes mindre asfalteringsreparationer af Rørkæret.
Snerydning. Der er igen i år indgået aftale om snerydning i 2014/2015.
Afslutning.


Med venlig hilsen
Per Nøhr-Petersen 
Formand for bestyrelsen