Referat af best.møde 2015-2016

Grundejerforeningen Damgården-Rågeleje


Referat af bestyrelsesmøde 2015-16 den 29. januar 2016

Mødet begyndte kl. 11.
Mødedeltagere:
Formand, Per Nøhr-Petersen, næstformand Tove Nygaard Jensen, Kasserer Erik Baltzer Hansen, sekretær Helen Beim, bestyrelsesmedlem Gert Meidal Jacobsen og suppleant René Vestov.


Generel orientering.
Formanden (PN) bød velkommen og orienterede om, at den sidste opdatering på grundejerforeningens hjemmeside www.damgaarden-raageleje.dk var den 22. november 2015, der omhandlede forberedelse til en nødvendig og fremskyndet asfaltering af hhv. Knold-Åsen øst for Dams-Åsen, Grønneweys-Åsen øst for Dams-Åsen og den sydlige del af Højbrovej.
Formanden orienterede videre om, at der ikke var nyt fra kommunen vedrørende kloakering i Rågeleje/Udsholt-området. Udmeldingen er fortsat: Ingen kloakering i vores område.
Efterfølgende har kommunen gentaget denne udmelding efter et byrådsmøde den 1. februar 2016. Den lyder således:
"Administrationen indstiller til Teknisk Udvalg og Økonomiudvalget at anbefale Byrådet:
at beslutte at der ikke skal ske offentlig kloakering i de pågældende områder
at beslutte, at alle berørte husejere får direkte besked om beslutningen
at beslutte, at give påbud til de berørte husejere, hvis anlæg fordrer dette på lige fod med det resterende 'åbne land', primo 2016".
Kommunen oplyser, at den har inspiceret 1158 anlæg, og at de 942 anlæg var OK. Der er udstedt påbud for ialt 209 anlæg. 7 anlæg var ikke registreret.

1. Resumé af asfaltering 2015

En fornyelse af slidlaget på dele af hhv. Knold-Åsen, Grønneweys-Åsen og Højbrovej har i et par været på bestyrelsens "to-do-liste". De seneste års markante temperaturudsving ødelagde de i forvejen nedslidte vejstykker i en grad, der krævede, at det var formålstjenstligt at reparere vejstykkerne hurtigst muligt, inden frosten ville sætte ind.
Asfaltringen blev gennemført i slutningen af november 2015, hurtigt, præcist og som aftalt. Bestyrelsen er meget tilfreds med resultatet. Da gennemførelsen af asfalteringen ligger endog væsentlig uden for budgetrammen for 2015, har bestyrelsen forhandlet sig frem til en økonomisk, fordelagtig aftale med firmaet, der gennemførte asfalteringen, med den tilføjelse, at prisen for såvel kantskæring, fejning (udført af et andet firma) samt selve asfalteringen pr. m2 var rimelig. (Prisen på asfalt følger i nogen grad olipriserne).


2. Situationen efter stormen Helga den 3. - 4. december 2015
a. Bestyrelsens engagement
Formanden orienterede videre om, den sidste storms kraftige vindstød væltede ca. 25 træer i vores område, og at bestyrelsen efterhånden mange gange har anbefalet grundejerne at få fældet de træer, der ad åre er blevet alt for høje. Træerne kunne heller ikke denne gang modstå vindstød af stormstyrke, fordi grundvandstanden, især på denne årstid, var, og fortsat er, relativ høj. Træernes rodnet står i regnfulde perioder flere steder ikke på fast grund, men i "dyndet", ustabil jord. Der skal derfor ikke meget vind til at træerne falder.

Formanden meddelte, at han i den forbindelse har formidlet kontakt imellem adskillige grundejere, der havde behov for at komme i forbindelse med hinanden, med henblik på at få "reddet trådene ud" angående væltede træer. Det er bestyrelsens håb, at man har fundet brugbare løsninger på problemerne med de væltede træer, og at man trods generne har formået at opretholde det gode naboskab.

b. Oprydning generelt
Der er generelt ryddet op overalt. Opskæring af træer og buske er blevet udført af såvel private som forskellige, professionelle firmaer. Bestyrelsen er i den forbindelse blevet opfordret til at undersøge muligheden for at arrangere en koordineret træfældning i grundejerforeningen.

c. Forslag om at koordinere træfældning med Hededanmark
Bestyrelsen har taget kontakt til Hededanmark, for at forhøre sig om mulighederne for at etablere en samlet, koordineret træfældning i grundejerforeningen. Proceduren er, at grundejerforeningen tager kontakt til grundejerne, hvor man via mail tilkendegiver, om man er interesseret i at modtage et tilbud fra Hededanmark om at få fældet sine træer. Derefter aftales en periode med Hededanmark, hvor en repræsentant fra selskabet kommer til stede på grunden, og dér aftales så, hvad der skal fældes, hvornår og selvfølgelig prisen. Princippet er, at Hededanmark fælder de træer, der er aftalt, og medtager træstammer og grene, som Hededanmark skærer op, og sælger som flis.
Fordelen for grundejeren er, at arbejdet udføres til en fordelagtig pris, og samtidig skal grundejeren ikke tænke på at rydde op. Hededanmark har oplyst, at man kan regne med, at et træ, der er 12 - 15 meter højt, koster ca. kr. 800,- + moms, at få fældet, helt afhængig af, hvor let eller hvor besværligt det er at komme til træerne på grunden.
Man skal ikke regne med, at der i foråret etableres en samlet indsats på dette område. Jorden er simpelthen for blød. Der vil være en for stor risiko for ødelæggelser på såvel private grunde som på vejarealerne, når de relativt store, tunge maskiner, som selskabet anvender, arbejder i området. Så vi venter til en tør periode, og helst en tørkeperiode, oplyser firmaet.
Bestyrelsen har derfor aftalt med Hededanmark, at de præsenterer projektet på dette års generalforsamling i maj måned.
Forudsætningen for, at et sådant projekt kan gennemføres på en for alle parter tilfredstillende måde, er, at planlægningen og tilrettelæggelsen er i orden og "cost effective". Og det skal ske udelukkende via internettet. Tilmelding, tilbud, accepter og øvrige aftaler vil ske via mailadresser. Det vil sige, at bestyrelsen indledningsvis, i løbet af foråret, tilskriver de grundejere, der endnu ikke har oplyst deres mailadresse til bestyrelsen, og beder om, at oplyse denne til noehr@damgaarden-raageleje.dk
Når det er på plads, vil der efter aftale med Hededanmark blive sat en tidsfrist, og herefter vil den samlede liste over grundejere, der ønsker at indgå aftale om træfældning, blive fremsendt til Hededanmark.
Såfremt man ønsker at få fældet træer før sommeren/efteråret, kan man altid kontakte Jesper Steen Pedersen fra Hededanmark på telefon: 28930007 eller 30890665.

3. Fremtidige tiltag: Vandproblemer på Lerbjerg og langs Højbro Å.

Det har de sidste par måneder været særdeles regnfuldt, og grundvandsstanden er høj, ligesom vandstanden i Højbro Å er meget høj. Det har øget risikoen for oversvømmelser i området. Den største udfordring har været en "prop" i en del af drænsystemet, der fører fra nord, ned over Lerbjerg, og videre ned til Højbro Å. Den prop har bevirket, at grundvandet og overfladevandet er fosset ned over Lerbjerg, hvor det, i de mængder, har haft vanskeligt ved at finde vej til åen. De svingende temperaturer i december og januar har bevirket, at der efterfølgende er sket skade på asfalten på en del af Lerbjerg.

a. Indhente tilbud på etablering af afløbsrist og dræntilslutning på Lerbjerg.
Bestyrelsen har taget initiativ til at få lokaliseret fejlen på drænledningen. Vi har sikret os, at afløbet i vores del af området til Højbro Å er spulet fri, således at der er gennemløb til åen. Fejlen/"proppen" på drænledningen blev efterfølgende lokaliseret nord for Lerbjerg og vandmasserne fra dette område bliver nu ført ud i åen på normal vis. Der udestår et omfattende genetableringsarbejde med at lægge ny drænledning ned. Den del af arbejdet, og udgifterne til dette arbejde, sorterer ikke under vores grundejerforening.
Derimod er det nødvendigt at indhente tilbud fra såvel kloakmester og asfaltfirma for at genetablere et vejstykke på ca. 50 meter på Lerbjerg, og se på muligheden for at optimere, at overfladevandet føres væk fra vejen. To firmaer har besigtiget Lerbjerg den 29. januar (samme dag som bestyrelsesmøde fandt sted).
Det er flere løsningsmodeller, og i skrivende stund afventer vi pristilbud fra disse firmaer.

b. Spuling af brønde.
Bestyrelsen ser det som en høj prioritet at forbygge og sikre imod de stadig øgede regn- og vandmængder i vores område. Det er derfor af afgørende betydning, at vores afløbsriste er frie og at drænene er spulet fri for slam og rødder.
I august 2014 fik vi spulet alle afløb og dræn. Vi har aftalt med firmaet, der tidligere har udført dette arbejde, og som i denne omgang har været i sving på Lerbjerg, at vi holder systemerne under observation.

c. Andre tiltag.

Intet at bemærke.

4. Gennemgang, godkendelse og underskrivelse af regnskab for 2015

Kassereren gennemgik de enkelte poster i regnskabet. Mest markant var oudgifterne til den fremskyndede asfaltering af hhv. Knold-Åsen og Grønneweys-Åsen øst for Dams-Åsen og den sydlige del af Højbrovej (i folkemunde, efter den fine asfaltering, kaldet Højbro Boulevard). Regnskabsteknisk har vejfonden "lånt" af foreningen til at dække udgifter til dette projekt. Ved årets udgang er der derfor et midlertidigt underskud i vejfonden på lidt over kr. 50.000. I det samlede regnskab har foreningen dog ved udgangen af regnskabsåret en kassebeholdning på ca. kr. 80.000
Regnskabet blev godkendt, underskrevet, og bliver efterfølgende forelagt revisor til endelig godkendelse.

5. Drøftelse og fastlæggelse af budget for 2017

Kassereren fremlagde flere forslag til drøftelse. Det blev besluttet at udsætte fastlæggelse af et endeligt budget, indtil vi har en mere konkret vurdering af udgifternes størrelse på projektet på Lerbjerg.
Kontingent og vejbidrag vil forblive uændret.
Trods de øgede udgifter i vejfonden, blev det besluttet at gentage forsøget med at tilbyde grundejerne forårsafhentning af haveaffald - og kun haveaffald. Perioden fastsættes senere.

6. Fastlæggelse af dato for Generalforsamling 2016

Datoen er fastsat til lørdag den 28. maj 2016 kl. 10.
Sted: Café ved Stranden.

7. Eventuelt
Intet at bemærke

Mødet sluttede kl. 14.

Pbv./Per Nøhr-Petersen