Vedtægter

Stiftet 7. september 1969.

§ 1. Foreningens navn: Grundejerforeningen Damgården-Rågeleje.
Foreningens navn er ændret ved generalforsamlingsbeslutning 2012.

§ 2. Foreningens formål.

Foreningens formål er at varetage medlemmernes fælles interesser i anliggender som er naturlige for en grundejerforening, herunder forhold til myndigheder samt vedligeholdelsen af fællesveje med tilhørende rabatter m.v.

Foreningen har påtaleret f.s.v. angår hændelser på fællesarealerne samt overfor grundejere, der misligholder egne grunde til skade for fællesskabet.

§ 3. Medlemmer.

Foreningens medlemmer er i henhold til tinglyst deklaration de til enhver tid værende ejere af parceller, udstykket fra Damgården, matr.nr. 2a med flere, Hesselbjerg by, Blistrup.

Andre grundejere kan ved almindelig generalforsamlingsbeslutning optages som medlem på vilkår, der fastsættes af generalforsamlingen.

§ 4. Indskud og kontingent.

Indskud og kontingent betales for hver selvstændig matrikuleret parcel.

Hvert medlem betaler et indskud på et halvt års kontingent.

Ved ejerskifte har den tidligere ejer intet krav på foreningen, men er pligtig til at oplyse den nye ejer om foreningen, vedtægter m.v.

Den nye ejer betaler inden en måned efter adkomstdokumentets udstedelse nyt indskud.

Den tidligere ejer hæfter solidarisk med den nye ejer over for foreningen for eventuelle restancer pr. overtagelsesdagen, indtil ejerskiftet er anmeldt over for foreningens kasserer.

Det årlige kontingent til foreningen fastsættes af generalforsamlingen.

Kontingentet forfalder til betaling den 1. januar i det pågældende år. Sidste rettidige indbetalingsdag er 31. marts samme år. Ved for sen indbetaling eller undladelse af ejerskiftemeddelelse betales et gebyr på kr. 50,– for hver rykkerskrivelse.

Er et medlem i restance kan bestyrelsen for restantens regning lade beløbet med renter fra forfaldsdagen inddrive ved retsforfølgning.

Ved manglende ejerskiftemeddelelse betales foreningens faktiske omkostninger ved fremskaffelsen.

§ 5. Bestyrelse.

Bestyrelsen, som har den daglige ledelse af alle foreningens anliggender, består af formand, næstformand, bestyrelsesmedlem, kasserer og sekretær, der vælges for 2 år ad gangen. Tillige vælges en suppleant, ligeledes for 2 år.

Formand, bestyrelsesmedlem og sekretær afgår i lige år, næstformand, kasserer og suppleant afgår i ulige år. (Redaktionel rettelse foretaget den 28. februar 2012, vedtaget på generalforsamling 2010).

Såfremt der foreslås flere kandidater end der skal vælges, skal afstemningen være skriftlig.

Bestyrelsen er ulønnet, men direkte udgifter ved hvervets udførelse refunderes af foreningen.

Hvis bestyrelsen ved tilfældig afgang er bragt ned til 2 medlemmer, skal der afholdes suppleringsvalg på en til formålet afholdt ekstraordinær generalforsamling.

Til at varetage vedligeholdelse af veje og andre opgaver af betydeligt omfang kan bestyrelsen nedsætte særlige udvalg, der kan suppleres med interesserede medlemmer. Udvalgenes indstillinger skal behandles på et bestyrelsesmøde.

§ 6. Bestyrelsesmøder.

Bestyrelsesmøder afholdes efter formandens indkaldelse eller når et bestyrelsesmedlem ønsker det.

Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst 3 af dens medlemmer er til stede.

Alle sager afgøres ved almindelig stemmeflertal. Er stemmetallet lige, afgør formandens stemme sagen.

§ 7. Grundejerforeningens digitaliserede informations- og lagringssystem:

Grundejerforeningens hjemmeside:
Bestyrelsen er ansvarlig for, at grundejerforeningens hjemmeside er overskuelig, informativ og opdateret. Hjemmesidens navn er www.damgaarden-raageleje.dk Bestyrelsen er ansvarlig for at hjemmesiden indeholder relevante emner så om velkomstside, oversigt over bestyrelsesmedlemmer, medlemsliste, oversigt over grundejerforeningens økonomi gennem de sidste 5 år samt budgetoversigter vedtaget af generalforsamling, foreningens vedtægter, den tinglyste områdedeklaration af 1965, samt foreningens ordensregler. 

Visse sider kan ved generalforsamlingbeslutning tildeles adgangsbegrænsning for ikke-medlemmer.
Hjemmesiden skal indeholde alle relevante informationer, der vedrører generalforsamlinger de sidste 5 år, herunder relevante mødereferater.
Medlemmerne har adgang til hjemmesiden, men kan ikke rette i teksten.
Medlemmerne kan rette henvendelse til bestyrelsen via mail til damgaarden@damgaarden.dk eller via mail til de enkelte bestyrelsesmedlemmer.

Grundejerforeningens lagringssystem

Grundejerforeningens bestyrelse har pligt til at lagre informationer af generel karakter i mindst 5 år. Herunder hører emner, der relaterer til hjemmesiden.
Informationer, som vurderes at være af særlig vigtighed for grundejerforeningen og dermed af blivende karakter, opbevares enten på traditionel vis (papirudgave eller i indscannet udgave) i papirform eller lagres elektronisk.

Generelt lagres alle relevante informationer i mindst 5 år på hhv. foreningens PC, ekstern harddisk samt i en ekstern ”elektronisk sky” (cloud), så som Dropbox, med tildelt password. Foreningens lagringssystem administreres af bestyrelsen.
Lagring af informationer af særlig vigtighed slettes ikke efter 5 år, men tages op til revision hvert 10. år.
(Paragraffen er ændret ved generalforsamlingsvedtagelse 2017)

Bilag til § 7: Grundejerforeningen Damgården-Rågelejes erklæring om beskyttelse af personlige oplysninger

Bilaget er tilført i henhold til beslutning på Generalforsamling 2018. 

Det er vigtigt for os at beskytte dine personlige oplysninger. Denne fortrolighedsaftale forklarer, hvilke personlige data Grundejerforeningen Damgården-Rågeleje indsamler, hvordan vi bruger disse data, og hvordan vi opbevarer dine personlige oplysninger.

Personlige data som vi indsamler


Grundejerforeningen Damgården-Rågeleje indsamler data for at sikre en effektiv og sikker kommunikation mellem grundejerforeningens bestyrelse og grundejerne.

Fra ejendomsmæglerfirmaer modtager bestyrelsen oplysninger om navn, adresse (privat- og sommerhusadresse), telefonnummer og e-mailadresse i forbindelse med køb/salg af sommerhuse og grunde tilknyttet grundejerforeningen. Hvis du har tilmeldt dig bestyrelsens ”nyhedsbrev-ordning” oplyser du selv navn, sommerhusadresse og e-mailadresse. Når du i øvrigt henvender dig til bestyrelsen via din e-mailadresse registrerer vi dit navn, sommerhusadresse og e-mailadresse. Disse oplysninger lagres i foreningens database.

Derudover kan bestyrelsen indhente oplysninger om navn(e) på ejere af respektive   matrikelnumre via Offentlig Informationsserver (OIS.dk).

Vi modtager eller indhenter IKKE oplysninger om personnumre.

Vi henter ikke data fra tredjepart.

Du har som grundejer pligt til at være medlem af nærværende grundejerforening. Du har derfor pligt til at oplyse bestyrelsen om navn og privatadresse.

Vi videregiver alene medlemmernes navne og privatadresser til NETS med henblik på opkrævning af kontingent.

Dine personlige oplysninger anvendes ikke i kommercielt øjemed.

Du har et valg med hensyn til de data, vi indsamler. Når du bliver bedt om at angive personlige oplysninger, har du mulighed for at fravælge at oplyse din mailadresse.

På grundejerforeningens hjemmesides ”Medlemsliste” er alle grundejere opført med navn, sommerhusadresse og matrikelnummer. Hjemmesiden er tilgængelig for alle. Du kan til en hver tid fravælge at stå opført på medlemslisten. Sletningen fra listen foregår ved henvendelse til bestyrelsen.

Men hvis du fravælger at oplyse os om din mailadresse, som er nødvendige for at kunne tilbyde en hurtig og effektiv kommunikation mellem dig og bestyrelsen, vil du ikke i fuldt omfang kunne holde dig opdateret om informationer fra bestyrelsen. Det vil dog være muligt for dig, at holde dig nogenlunde ajour via grundejerforeningens hjemmeside. Al post fra bestyrelsen til dig vil blive sendt pr. brev. 

Sådan bruger vi personlige data


Grundejerforeningens bestyrelse bruger de indsamlede data til tre hovedformål, som beskrives nærmere nedenfor: (1) til at holde os opdaterede på hvem der er ejere af grundene/matrikler tilknyttet vores grundejerforening, (2) til at sende meddelelser, herunder indkaldelser og referater af hhv. generalforsamlinger, bestyrelsesmøder mv., samt til direkte henvendelser eller generel orientering til grundejerne, og (3) endelig til at ajourføre foreningens medlemsliste på grundejerforeningens hjemmeside: www.damgaarden-raageleje.dk

Rettigheder til beskyttelse af personlige oplysninger


Grundejerforeningen Damgården-Rågeleje overholder gældende lovgivning i persondataforordningen, der er gældende fra den 25. maj 2018. Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde, omfatter følgende rettigheder, hvis det er relevant:

Hvis behandling af personlige oplysninger er baseret på dit samtykke, har du til enhver tid ret til at tilbagekalde samtykke med henblik på senere behandling.

  • Du har ret til at anmode os om følgende: en "dataregisteransvarlig" (bestyrelsesformanden) som defineret i loven samt adgang til og berigtigelse af dine personlige data.
  • Du har ret til at protestere over behandlingen af dine personlige data, og
  • Du har ret til at indgive klage til en databeskyttelsesmyndighed.

Her opbevarer og behandler vi personlige data


Personlige data, der er indsamlet af Google og Mailchimp, gemmes og behandles af enkelte udpegede bestyrelsesmedlemmer, primært formand og kasserer.  

Google og Mailchimp overholder EU's og USA's ramme for værn om privatlivets fred, som fastlagt af det amerikanske handelsministerium, vedrørende indsamling, brug og opbevaring af personlige oplysninger, der er overført fra den Europæiske Union og Schweiz til USA. 

Eneste tredjepartsagent er NETS, der forestår udsendelse af den årlige kontingentopkrævning.
Bestyrelsen informerer kun NETS om grundejernes navne og privatadresser.

Vores lagring af personlige data


Grundejernes personlige data opbevares hos bestyrelsen og NETS, så længe det anses nødvendigt, dvs. så længe den pågældende grundejer er medlem af grundejerforeningen, og indtil et ejerskifte har fundet sted med afsluttet handel og alle restancer indfriet. Herefter vil sælgers personlige data endegyldigt blive slettet fra grundejerforeningens database.

Bestyrelsen anvender Google (G-mail.com) i mailkorrespondancen mellem bestyrelse og grundejerne.
Bestyrelsen anvender Mailchimp som platform for udsendelse af nyhedsbreve til grundejerne.
Grundejernes personlige oplysninger lagres på foreningens PC med tilhørende databeskyttelses- og antivirusprogram.
Derudover lagres relevante informationer på ekstern harddisk samt i elektronisk sky ”cloud” med adgangsbegrænsning i form af password.   

Ændringer i denne erklæring om beskyttelse af personlige oplysninger


Vi opdaterer denne erklæring om beskyttelse af personlige oplysninger, når der lovmæssigt er behov for det, eller når der i øvrigt findes nødvendigt.

Hvis der er væsentlige ændringer i erklæringen eller i den måde, hvorpå bestyrelsen bruger dine personlige oplysninger, vil sådanne ændringer blive fremlagt som forslag til vedtagelse på den årlige generalforsamling. Væsentlige ændringer vil blive meddelt på foreningens hjemmeside.

Sådan kontakter du os


Hvis du har problemer, klager eller spørgsmål vedrørende bestyrelsens behandling af dine personlige oplysninger, kan du kontakte os telefonisk eller via e-mail.
Informationer herom fremgår af foreningens hjemmeside under ”Bestyrelsen”.

§ 8. Tegningsregler.

Betaling af foreningens udgifter varetages af kassereren efter bestyrelsens anvisninger.

I alle andre forhold tegnes foreningen af formanden og næstformanden eller en af dem i forbindelse med et andet bestyrelsesmedlem. Køb, salg eller pantsætning af fast ejendom kræver vedtagelse på en generalforsamling.

§ 9. Generalforsamlinger.

Generalforsamlingen er foreningens højeste myndighed.

Adgangskort til generalforsamlingen udsendes til medlemmerne samtidig med indkaldelsen.

Det er tilladt hvert medlem at medtage en ledsager således, at f.eks. ægtefæller kan overvære foreningens generalforsamling.

Et medlem kan lade sig repræsentere ved befuldmægtiget, der ligeledes har adgang til generalforsamlingen mod forevisning af adgangskort og fuldmagt.

Bestyrelsen kan indbyde andre relevante personer til foreningens generalforsamling f.eks. i forbindelse med orientering om specielle områder.

Den ordinære generalforsamling afholdes inden udgangen af juni måned efter indkaldelse med mindst 14 dages skriftlig varsel til hvert medlem efter den til kassereren oplyste adresse, indeholdende dagsorden og bilagt foreningens reviderede årsregnskab og bestyrelsens budgetforslag.

Forslag, der ønskes behandlet på den ordinære generalforsamling, må være formanden i hænde inden udgangen af marts måned. Forslag fremsættes skriftligt for bestyrelsen. Forslagene medsendes indkaldelsen til generalforsamling, samt offentliggøres på foreningens hjemmeside senest 3 uger før generalforsamlingens afholdelse. (Redaktionel rettelse foretaget 07. februar 2012. Godkendt på generalforsamling 2010).

Dagsorden for den ordinære generalforsamling skal indeholde følgende punkter:

1. Valg af dirigent.

2. Formandens beretning.

3. Forelæggelse af det forløbne års reviderede regnskab til godkendelse.

4. Forelæggelse af bestyrelsens forslag til budget og kontingent for det kommende år til godkendelse.

5. Valg af medlemmer til bestyrelsen i henhold til vedtægternes § 5.

6. Valg af revisor eller revisorsuppleant i henhold til vedtægternes § 12.

7. Behandling af indkommende forslag.

8. Eventuelt.

Ekstraordinær generalforsamling afholdes efter bestyrelsens beslutning eller når mindst 20 medlemmer skriftligt til formanden begærer det, med angivelse af motiveret dagsorden. Den ekstraordinære generalforsamling skal afholdes senest 4 uger efter begæringen er formanden i hænde.

Ekstraordinær generalforsamling afholdes efter indkaldelse med 14 dages skriftlig varsel til hvert medlem.

For at en af medlemmerne begæret afholdt ekstraordinær generalforsamling er beslutningsdygtig, kræves, at mindst 1/3 af foreningens medlemmer er til stede.

Bestyrelsen kan påføre dagsorden punkter, som den måtte ønske at få behandlet samtidigt.

(Afsnittet vedr. ekstraordinær generalforsamling er en redaktionel tilføjelse foretaget den 27. februar 2012. Godkendt på generalforsamlingen 2010).

§ 10. Dirigent.

Generalforsamlingen ledes af en dirigent, der afgør alle spørgsmål med hensyn til sagernes behandlingsmåde, afstemninger og disses resultater, alt i overensstemmelse med foreningens vedtægter og dagsorden.

§ 11. Afstemningsregler.

Alle beslutninger på generalforsamlinger træffes af de tilstedeværende medlemmer og evt. befuldmægtigede ved simpel majoritet, med mindre andet er foreskrevet i vedtægterne. Afstemning foregår ved håndsoprækning, såfremt ikke andet fremgår af vedtægterne.

På begæring af mindst 10 medlemmer/befuldmægtigede og i tilfælde, hvor dirigenten skønner det rigtigt, skal der foretages afstemning.

Er stemmetallet lige betragtes forslaget som forkastet.

Stemmeretten tillægges de enkelte parceller således, at der kan afgives en stemme for hver parcel et medlem måtte eje.

Et medlem, der er i restance, mister retten til at deltage i afstemninger.

§12. Regnskab og revision.

Regnskabsåret er kalenderåret.

Kassereren fører foreningens regnskab efter bestyrelsens anvisning, varetager alle ind– og udbetalinger og fører fortegnelse over foreningens medlemmer.

Til betaling af små udgifter stilles der en kassebeholdning på ikke over kr. 1000.– til kassererens rådighed. Ud over en passiv likviditetsreserve, som indsættes i et dansk pengeinstitut, kan foreningens midler anbringes i danske statsgældsbeviser med kortere løbetid.

Til at revidere de af kassereren udarbejdede og af bestyrelsen underskrevne resultatopgørelser og balancer vælges på den ordinære generalforsamling en revisor og en revisorsuppleant til at foretage kritisk revision.

Revisor og revisorsuppleant vælges for 2 år ad gangen. Revisor afgår i lige år og revisorsuppleant afgår i ulige år.

Revisorerne må ikke være medlem af bestyrelsen.

Regnskabet skal, ledsaget af samtlige regnskabsbilag, af bestyrelsen være afgivet til revision inden udgangen af februar måned.

§ 13. Vedtægtsændringer.

Ændringer af foreningens vedtægter kan kun ske på en generalforsamling. Hvor:

Mindst 25 af foreningens medlemmer er tilstede, og når mindst 3/4 af de afgivne stemmer er for forslaget.

Såfremt forslaget ikke vedtages efter ovennævnte regler, men opnår 3/4 af de afgivne stemmer, kan det endeligt vedtages på en ny generalforsamling uden hensyn til antal fremmødte, når mindst 3/4 af de afgivne stemmer på denne generalforsamling er for forslaget. En sådan anden behandling af et forslag skal finde sted senest 4 uger efter første behandling.

§ 14. Foreningens fællesveje og rabatter samt fællesstier.

Græsrabatterne må ikke anvendes som deponeringsområde ud over en kort deponering som aftales med bestyrelsen.

I forbindelse med generalforsamlingens beslutning om afhentning af haveaffald og storskrald må dette højst udlægges en måned før fælles afhentning.

Såfremt en grundejer ikke overholder disse bestemmelser er bestyrelsen berettiget til, efter påkrav med frist på 14 dage, at lade de deponerede genstande fjerne.

Grundejeren er pligtig til at refundere foreningens udlæg i forbindelse med foranstående, og bestyrelsen kan uden yderligere varsel sende opkrævningen til retslig inkasso.

§ 15. Udgået.

§ 16. Grundejeransvar i forbindelse med bygge og anlæg.

Ved byggearbejder er den enkelte grundejer ansvarlig for at retablere grundejerforeningens veje og rabatanlæg, brønde m.v. senest 8 dage efter, at grundejerforeningen har meddelt påkrav herom. Påkravet fremsendes ved anbefalet skrivelse.

Såfremt grundejeren ikke efter modtagelse af påkrav og inden fristens udløb har retableret de skader der er påført grundejerforeningens veje og rabatanlæg, er grundejerforening herefter berettiget til for grundejerens regning at retablere det ødelagte.

Grundejerforeningen henstiller til de grundejere, som gennemfører bygge og anlægsarbejder, at grundejeren sikrer sig kontrahering af entreprenører, der er indstillet på at være ansvarlige for de skader på veje og rabatter, som måtte opstå. Grundejerforeningen henstiller således til den enkelte grundejer , at der i kontrakten med entreprenøren indføjes en bestemmelse om, at grundejeren kan foretage tilbagehold i entreprisesummen, hvis der foreligger uafklarede betalingskrav for reparationer eller påtaler, som ikke er fulgt op vedrørende veje– og rabatskader.

Vedtægterne af 30. juni 2001 er ændret ved generalforsamlingsbeslutning den 14. juni 2003 og ved generalforsamlingsbeslutning den 23. maj 2009 og 2010, samt ved generalforsamlingsbeslutning 2017.